Er is ook zóveel te doen! (Timemanagement-tips deel 1)

‘Hoe stom kon ik zijn’, zei een directeur die ik laatst sprak. ‘Ik wist wel dat het weekend was, maar wat me te binnen schoot vond ik belangrijk. Dus heb ik op zondag een mailtje naar een groep mensen van mijn werk verstuurd. Binnen het kwartier kreeg ik van van de meesten bericht terug.’

Een vrouw vertelde dat ze haar werkmail checkte voordat ze naar haar werk ging en tijdens haar ontbijt al een groot deel van de mail wegwerkte. ‘Nooit gedacht dat ik dat zou gaan doen en ik vind het ook niet goed van mezelf maar ik heb zóveel werk en dan is het fijn dat dit al gedaan is.’

Veel mensen hebben altijd het gevoel tijd tekort te komen. Je collega vraagt je dit en je leidinggevende vraagt je dat. Zelf zou je nog graag bezig willen met een andere taak die er ook al een tijdje ligt. En eigenlijk had alles gisteren al gedaan moeten zijn. Je probeert de meest belangrijke zaken eerst te doen maar de minder belangrijke zaken kunnen óók niet eeuwig wachten. Tussendoor komen allerlei ‘futiliteiten’ zoals een paar handtekeningen zetten, een gesprek met een collega die het thuis niet makkelijk heeft. Daar gáát je tijd… daar gáát je planning…

Beter met je tijd omgaan kan je een hoop stress schelen. Timemanagement kan je helpen om weer grip op de zaak te krijgen. Maak daar een gewoonte van! Bij echte overbelasting is timemanagement overigens niet genoeg. Dan is het tijd om te kijken of er niet teveel taken op je bordje liggen. En zo ja, pak dat dan aan. Daar kom ik in een volgend stukje op terug.  Bij timemanagement kijk je of je je werk handig en efficiënt aanpakt. Dat is de eerste stap: de goede dingen goed doen. Begin met onderzoeken of de werkzaamheden die je doet wel kloppen met de taken die in je functieomschrijving staan. Je zult niet de eerste zijn die allerlei taken erbij doet en daardoor nauwelijks aan je eigenlijke werktaken toe komt. Mocht dat zo zijn dan is het tijd om (met je leidinggevende) te bepalen wat je werkelijke taken zijn en waar voor het management prioriteiten liggen.

Het is belangrijk om elke morgen 5 minuten te nemen om het werk wat die dag gedaan moet worden op een rij te zetten. Je weet natuurlijk best wat er allemaal gedaan moet worden maar al die kleine taakjes die je vooral niet wilt vergeten, geven veel onrust in je hoofd. Zet alles op ‘het papier van de dag’. Op dit papier schrijf je wat je vandaag écht gedaan wilt hebben. Stel hierin prioriteiten. Bedenk bij elke taak die je opschrijft of je die werkelijk vandaag moet doen. Mag het ook later?

Plan één zaak die je die dag wilt afmaken. Maar één? Ja maar één. Wees realistisch in wat je kunt doen op één dag. Zo bezig zijn, geeft rust en overzicht. En wegstrepen wat klaar is, is natuurlijk een heerlijk gevoel!

Gebruik je agenda om te plannen en plak niet overal memo-stickers. Die memootjes raken kwijt en geven chaos op je werkplek en chaos in je hoofd.

Doe de dingen waarvan je denkt ‘oh, help, géén zin in, kan nog wel wachten’ het eerst.

Hak grote klussen in stukken.

Vind je iets lastig? Ben je ergens niet zo goed in? Vraag om advies! Overleg met anderen die er wél goed in zijn. Jij leert ervan en anderen vinden het meestal leuk om hun kennis en ervaring te delen.

Vijf minuten voor je naar huis wilt gaan, is het handig om je werkdag te ‘sluiten’. Je bekijkt je ‘papier van de dag’ en bekijkt wat er nog te doen is. Schrijf dit op voor morgen. Dit geeft meer grip en overzicht.